מדריך המערכת

AI-Shift היא פלטפורמה לניהול תורנויות ומשמרות לארגונים מכל סוג — מסעדות, בתי-חולים, מפעלים, סופרמרקטים, משטרה, צבא ועוד. המערכת מאפשרת לבנות את המבנה הארגוני שלך (חטיבות, מחלקות, תפקידים, עמדות), להגדיר סוגי משמרות וחוקי תזמון, ולשבץ עובדים — ידנית או באמצעות מנוע שיבוץ אוטומטי חכם.

המערכת מותאמת לשני סוגי משתמשים: - מנהל / רכז: מקים את המערכת, מגדיר עובדים וחוקים, מבצע שיבוצים ומפיק דוחות. - עובד: צופה במשמרות האישיות שלו, ממלא העדפות, מגיש בקשות חילופים, מקבל התראות.

כל נושא מתאר מסך או פונקציה במערכת. הסעיפים מסודרים בסדר הגיוני: הרשמה ← הקמת מערכת ← דשבורד ← שיבוצים ← פאנלי ניהול ← דוחות ← מנוי. ניתן לדלג ישירות לכל נושא דרך התפריט הצדי.

המערכת תומכת בעברית (RTL) ובאנגלית (LTR). שינוי שפה נעשה דרך כפתור הדגל בכותרת. כל הטקסטים — כולל המדריך הזה — מתורגמים אוטומטית.

במסך ההרשמה (/signup) הזן: - שם מלא - כתובת אימייל (תשמש לכניסה ולהתראות) - סיסמה (מינימום 8 תווים, אות+מספר) - שם הארגון שלך — ייווצר אוטומטית tenant חדש לאחר השליחה תועבר אוטומטית לאשף הקמת מערכת חדשה.

במסך הכניסה (/signin) הזן אימייל וסיסמה. תנותב אוטומטית למסך 'המערכות שלי'. אם שכחת סיסמה — לחץ על 'שכחתי סיסמה' ויישלח קישור איפוס למייל.

פרטי החשבון נגישים מתפריט המשתמש בכותרת (הקליק על שמך). כאן ניתן להחליף סיסמה, להתנתק, ולצפות בכתובת האימייל הרשומה.

כל ארגון חדש מקבל אוטומטית תקופת ניסיון של 14 יום עם גישה לכל הפיצ'רים של תכנית Pro. לאחר תום הניסיון יש לבחור תכנית במסך 'חיוב ומנוי' כדי להמשיך.

ההרשאות במערכת נשלטות לפי תפקיד המשתמש (RBAC). כל פעולה שמשנה נתונים — שיבוץ, עריכת עובד, הרצת מנוע, שינוי הגדרות — מאומתת בצד השרת מול ההרשאה של המשתמש. גם אם רכיב בממשק מוסתר, השרת חוסם פעולה לא-מורשית.

ההרשאה הרחבה ביותר בתוך הארגון: - יצירה, עריכה ומחיקה של מערכות, מחלקות, תפקידים וסוגי משמרות - ניהול כל העובדים בכל המחלקות - הרצת שיבוץ אוטומטי, פרסום ונעילה של לוחות - גישה להגדרות מערכת, יומן ביקורת, חיוב ומנוי

הרשאות מוגבלות למחלקה (או למחלקות) שאליהן שויך: - ניהול עובדים ושיבוצים בתחום אחריותו - הרצת שיבוץ אוטומטי ועריכה ידנית במחלקתו - אישור בקשות חילופים והעדפות של עובדי המחלקה אין לו גישה למחלקות אחרות, לחיוב או להגדרות גלובליות.

הרשאת צפייה ופעולה אישית בלבד (מסך /me): - צפייה במשמרות האישיות - הגשת העדפות ודיווח אי-זמינות - בקשת חילופי משמרות עובד אינו יכול לשבץ אחרים, לערוך מבנה ארגוני או לראות נתוני עובדים אחרים.

ההרשאות אינן הסתרה ויזואלית בלבד — כל בקשת API שמשנה נתונים עוברת בדיקת הרשאה. ניסיון לעקוף את הממשק (למשל בקשה ישירה) נדחה ומתועד ביומן הביקורת.

מסך '/systems' מציג את כל המערכות (Organizations) שיצרת. כל ארגון מייצג ישות תפעולית עצמאית — סניף, חברה, יחידה — עם מבנה ומשמרות משלו. ניתן ליצור מספר מערכות לפי גבולות התכנית.

כל כרטיס מציג: - שם המערכת ותחום הפעילות - סוג לוח ברירת-מחדל (חודשי / שבועי / עמדות / מעורב) - מספר עובדים - מחוון מנוי (אם הוא קרוב לגבול) לחיצה על 'כנס למערכת' פותחת את הדשבורד של אותה מערכת.

בכרטיס כל מערכת: - הגדרות — פתיחת מסך ההגדרות המלא - שכפל — יצירת מערכת חדשה זהה (שמות עובדים נמחקים) - מחק — מחיקה רכה; ניתן לשחזר תוך 30 יום

לחיצה על 'צור מערכת חדשה' פותחת את האשף בן 5 הצעדים. שים לב למגבלת מספר המערכות בתכנית — אם הגעת לתקרה תופיע הודעה לעבור לתכנית גבוהה יותר.

האשף מורכב מ-5 צעדים. אפשר לחזור אחורה בכל שלב ולקפוץ בין צעדים שכבר מולאו. טיוטה נשמרת אוטומטית בשרת תוך כדי העבודה, כך שסגירה בטעות לא מאבדת את ההתקדמות.

הזן שם למערכת, בחר תחום פעילות (משפיע על תבניות ברירת-מחדל), אזור זמן ושפה ראשית.

הגדר חטיבות ומחלקות. ברירת-מחדל: חטיבה אחת ומחלקה אחת. ניתן להוסיף עוד בכל שלב מאוחר יותר דרך הגדרות המערכת.

בחר את סוג הלוח הראשי: - חודשי — תצוגת לוח שנה לחודש שלם, מתאים למשמרות יומיות - שבועי — תצוגת 7 ימים עם שעות, מתאים לארגונים עם משמרות גמישות - עמדות (Positions) — תצוגת רשת עמדות-מול-זמן, מתאים למפעלים/משטרה - מעורב — שילוב של חודשי ועמדות

הוסף את התפקידים הקיימים בארגון (לדוגמה: 'מלצר', 'מנהל משמרת', 'אבטחה'). כל עובד יוקצה לתפקיד ראשי אחד ואופציונלית לתפקידים משניים.

ניתן להוסיף עובדים בארבע דרכים: - ידני — הזנה בטבלה בתוך האשף - ייבוא — העלאת קובץ Excel/CSV; השרת מנתח ומציג תצוגה מקדימה למיפוי מחלקות - AI — הדבקת טקסט חופשי או העלאת קובץ; הבינה המלאכותית מחלצת שורות עובדים (ראה נושא 'קליטת עובדים עם AI') - מאוחר יותר — דילוג; ניתן להוסיף עובדים מהדשבורד בכל עת לאחר 'סיום' המערכת נוצרת ומועברת לדשבורד. סוגי משמרות וחוקי תזמון מוגדרים לאחר ההקמה דרך פאנלי הניהול בדשבורד.

בצעד העובדים שבאשף (צעד 5), לשונית 'AI' מאפשרת לקלוט רשימת עובדים מטקסט חופשי או מקובץ — בלי למלא טבלה ידנית. הבינה המלאכותית מחלצת שמות, מיילים, תפקידים והיקפי שעות, ומציגה תצוגה מקדימה לאישור ולתיקון לפני הקליטה.

הדבק רשימת עובדים בכל פורמט (למשל הודעת וואטסאפ או רשימה מתוך מסמך). המנוע מזהה את השדות ומסדר אותם לטבלה. תמיד עבור על התצוגה המקדימה — שורות עם זיהוי חלקי מסומנות כדי שתשלים את החסר.

ניתן להעלות קובץ במקום להדביק טקסט: - PDF — עד 10MB - תמונה (PNG / JPEG / WEBP / HEIC) — עד 5MB - Word (DOCX) ו-Excel (XLSX) — מומרים בצד השרת - CSV / TXT — עד 5MB קובצי .doc ישנים (הפורמט הבינארי הישן) אינם נתמכים — שמור כ-DOCX.

אם כבר יש לך קובץ Excel/CSV מסודר עם כותרות ברורות — לשונית 'ייבוא' (ללא AI) מהירה, חינמית ודטרמיניסטית: היא קוראת את העמודות ישירות ללא ניחוש. לשונית ה-AI מתאימה כשהמידע לא מסודר בטבלה.

קליטת AI כפופה למכסות התכנית (ראה נושא 'מכסות AI'). אם הגעת לתקרה היומית/חודשית תוצג הודעה ידידותית — תוכל להמשיך עם ייבוא רגיל או להזנה ידנית ללא הגבלה.

מתוך 'המערכות שלי' לחץ על 'הגדרות' בכרטיס המערכת, או מתוך הדשבורד לחץ על אייקון גלגל השיניים בסיידבר השמאלי.

שם המערכת, שפת ברירת-מחדל, אזור זמן, ימי עבודה (ימים שבהם המערכת מייצרת משמרות אוטומטית). כל שינוי דורש לחיצה על 'שמור שינויים'.

ניהול חטיבות ומחלקות. ניתן להוסיף חטיבה חדשה, להוסיף מחלקות תחת כל חטיבה, ולמחוק חטיבה (מוחק גם את כל המחלקות שתחתיה). אזהרה: מחיקת מחלקה עם עובדים משויכים תדרוש העברתם תחילה.

הצגה ועריכה של סוגי משמרות שהוגדרו. כפילות של עריכה דרך הפאנל בדשבורד — כל שינוי כאן משפיע מיידית על כל המחלקות.

ניהול חוקי תזמון גלובליים: מינימום מנוחה בין משמרות, מקסימום משמרות רצופות, מקסימום שעות שבועיות, וכו'. החוקים נאכפים על-ידי מנוע השיבוץ.

מטריצה המגדירה כמה משמרות חודשיות עובדים מ-Department A צפויים לכסות ב-Department B. שימושי לארגונים שבהם עובדים מסייעים בין מחלקות. בטוחה רק כאשר יש שתי מחלקות או יותר.

הגדרת תהליך מסירת משמרת בין צוותים — הערות חובה, שדות אישור, אנשי קשר. רלוונטי בעיקר לארגונים רפואיים וביטחוניים.

הדשבורד מחולק ל-4 אזורים: - כותרת עליונה (2 שורות) — ניווט ארגוני + ניווט תקופה + פעולות - לוח מרכזי — תצוגת המשמרות (חודשית/שבועית/עמדות/מעורב) - רשימת עובדים (ימין/שמאל לפי שפה) — חיפוש, סינון, גרירה לשיבוץ - סיידבר ניהול (קצה הלוח) — אייקונים ל-7 פאנלי הניהול

לחיצה על אייקון בסיידבר פותחת פאנל ניהול כמודאל מרכזי. ניתן לפתוח רק פאנל אחד בכל פעם; ESC או לחיצה מחוץ למודאל סוגרת.

שני פאנלים מיוחדים נשלפים מהצד (לא מודאל): - פרופיל עובד — נפתח בלחיצה על שם עובד ברשימה - פרטי משמרת — נפתח בלחיצה על תא משמרת בלוח

בתחתית הלוח מקראה צבעונית: ירוק = איוש מלא, צהוב = חסרים עובדים, אדום = חריגה, כחול = מאושר. ניתן להעביר עכבר מעל כל צבע לתיאור מלא.

אם מנהל אחר במחלקה משנה שיבוץ — הדשבורד שלך מתעדכן אוטומטית תוך שניות בזכות סנכרון WebSocket. אין צורך לרענן.

בצד אחד: לוגו AI-Shift + תג tenant. במרכז: שם המערכת הנוכחית (לחיצה מחזירה ל'המערכות שלי'), מתחתיו בוררי חטיבה ומחלקה. בצד השני: פעמון התראות, מתג שפה, תפריט משתמש.

כשיש יותר מחטיבה אחת או מחלקה אחת מופיעים שני בוררים. בחירת 'כל המחלקות' מציגה סקירה מאוחדת של כל המחלקות בחטיבה (פעיל רק כאשר יש 2+ מחלקות).

חיצים שמאל/ימין להזזת חודש/שבוע, כפתור 'היום' לחזרה לתקופה הנוכחית, ותווית מציגה את החודש או טווח השבוע.

מאפשר מעבר בין תצוגת חודש שלם לתצוגת שבוע אחד. זמין רק אם תכנית הלוח מאפשרת זאת (לוח עמדות בלבד למשל לא יציג את המתג).

פותח את מודאל השיבוץ האוטומטי. ראה נושא ייעודי 'שיבוץ אוטומטי' למידע מלא.

תפריט נפתח עם 6 אפשרויות ייצוא — Excel/PDF של לוח חודשי, שעות עובדים, סיכום מחלקות, רשימת עובדים, היסטוריית חילופים. ראה נושא 'ייצוא ודוחות'.

לוח רשת של ימי החודש (שורות) מול סוגי משמרות (עמודות), או הפוך לפי הגדרות התצוגה. כל תא מציג את העובדים המשובצים למשמרת הספציפית.

• ירוק — איוש מלא לפי הגדרת המשמרת
• צהוב — חסר עובד אחד או יותר
• אדום — חריגת חוק (לדוגמה עובד משובץ בלי מנוחה)
• כחול — מאושר וננעל

• לחיצה על תא — פותח את פאנל פרטי המשמרת
• גרירת עובד מהרשימה אל תא — שיבוץ
• גרירת עובד מתא לתא — העברה
• לחיצה ימנית על עובד בתא — תפריט (החלף / הסר / הצג פרופיל)

ימי חג מסומנים בצבע ייחודי עם תווית 'חג'. ימי שבת/ראשון (לפי הגדרת התרבות) מסומנים גם הם בצבע נפרד. ניתן להוסיף חגים מותאמים בהגדרות המערכת.

תצוגה של 7 ימים (שבוע אחד) עם רזולוציית שעות. כל שורה היא שעה (או רבע שעה), כל עמודה היא יום. שיבוצים מופיעים כבלוקים צבעוניים.

מתאים לארגונים עם משמרות גמישות (שעות לא קבועות), משמרות חופפות, או צורך לראות איוש במהלך היום בפירוט שעתי.

• גרירת בלוק שיבוץ — שינוי שעות התחלה/סיום
• גרירה אנכית של פינת בלוק — שינוי משך
• דאבל-קליק על בלוק — עריכת פרטים

רשת של עמדות (שורות) מול חלונות זמן (עמודות). כל תא = שיבוץ עובד לעמדה ספציפית בחלון זמן. מתאים למפעלים, משטרה, אבטחה.

עמדות מוגדרות דרך פאנל 'עמדות' (אייקון סיכת מפה בסיידבר). לכל עמדה ניתן להגדיר תפקיד נדרש, מספר חלונות זמן יומיים, ועדיפות.

אסור להשאיר עמדה ריקה (אדום). אסור לעובד להיות ב-2 עמדות בו-זמנית. מנוע השיבוץ אוכף את החוקים האלה אוטומטית.

כאשר חלק מהעובדים פועלים במשמרות יומיות (תצוגה חודשית) ואחרים מאוישים לעמדות בזמן אמת (תצוגת עמדות).

הלוח מציג חלק עליון עם תצוגה חודשית של המשמרות הכלליות, וחלק תחתון של רשת עמדות. ניתן להחליף ביניהם דרך מתגים בכותרת.

השיטה הראשית: גרור עובד מהרשימה הצדדית אל תא משמרת. אם השיבוץ חוקי — יסומן ירוק; אם יש בעיה — תקבל הודעת אזהרה לפני האישור.

כדי להחליף עובד בתא: גרור עובד אחר אל אותו תא. העובד הקודם יוסר אוטומטית. ניתן גם דרך לחיצה ימנית > 'החלף עם עובד אחר'.

לאחר שמסכים על שיבוץ — ניתן לסמן אותו כ'מאושר' מפאנל פרטי המשמרת. שיבוצים מאושרים נצבעים בכחול ולא ישונו על-ידי מנוע השיבוץ האוטומטי.

- לחיצה ימנית על עובד בתא > 'הסר' - או פתח את פאנל המשמרת ולחץ על X ליד שם העובד ההסרה היא 'רכה' — ניתן לשחזר תוך 30 יום.

אם שיבוץ מפר חוק (לדוגמה: אין 8 שעות מנוחה) המערכת תציג אזהרה. ניתן לאשר חריגה במפורש אם המנהל בחר זאת, או לבטל את השיבוץ. כל חריגה מתועדת ב'בקרה'.

המנוע משבץ עובדים למשמרות באופן אוטומטי תוך עמידה בכל החוקים, ההעדפות והמכסות. תוצאה אופטימלית מתקבלת כשהגדרת חוקי תזמון מלאים והעדפות עובדים.

לפני ההרצה בחר על איזה טווח לעבוד: - כל החודש — כל ימי החודש המוצג - מהיום עד סוף החודש — מדלג על העבר ומשבץ רק קדימה - טווח מותאם — בחירת תאריך התחלה וסיום מפורשים

• אפשר חריגה משעות שבועיות — מאפשר לעבור את התקרה החוזית אם אין פתרון אחר
• כבד העדפות באופן מחמיר — מתעדף העדפות עובדים אפילו על חשבון איזון

ניתן לבחור בין שני מנועים: - רגיל — מנוע TypeScript מהיר (היוריסטיקה + חיפוש מקומי), זמין בכל התכניות - מתקדם — מנוע Python OR-Tools לאופטימיזציה איכותית יותר, זמין בתכנית העליונה בלבד ראה נושא ייעודי 'סוגי מנועי שיבוץ' להסבר מלא. אפשרות 'מתקדם' מושבתת בתכניות שאינן כוללות אותה.

ההרצה הראשונה היא תצוגה מקדימה בלבד — שום דבר לא נשמר. המסך מציג: - ציון כולל (1-100) - מספר שיבוצים שנוצרו / הוסרו - הפרות קשות (חוקים שנשברו) - אזהרות (חוקים גמישים) - חריגות מכסה - פירוט שיבוצים לפי תפקיד

לאחר בחינת הציון — לחץ 'החל שיבוץ' כדי לקבוע את ההצעה. תוכל גם להריץ הצעה נוספת אם הראשונה לא מתאימה. עד שתחיל — שום דבר לא נשמר.

בתוך המודאל יש פעולה (אדומה) למחיקת כל השיבוצים הקיימים בחודש המוצג — שימושי כשרוצים להריץ מחדש מאפס. הפעולה דורשת אישור ומציגה את מספר השיבוצים שיימחקו.

AI-Shift מציעה שני מנועי שיבוץ. המנוע נבחר במודאל השיבוץ האוטומטי, וברירת-המחדל נקבעת לפי התכנית שלך.

מנוע מבוסס היוריסטיקה מהירה וחיפוש מקומי (local search). מספק תוצאה איכותית תוך שניות ומתאים לרוב הארגונים. זהו מנוע ברירת-המחדל וזמין בכל התכניות.

מנוע אופטימיזציה מבוסס Constraint Programming (CP-SAT) של Google OR-Tools. מחפש פתרון איכותי יותר עבור אילוצים מורכבים, על חשבון זמן ריצה ארוך יותר. זמין בתכנית העליונה בלבד.

כשהשיבוץ מורכב במיוחד — הרבה אילוצים קשיחים, מחסור בעובדים, או דרישת איכות מקסימלית — המנוע המתקדם עשוי למצוא פתרון טוב יותר. לשיבוץ יומיומי שגרתי המנוע הרגיל מספיק ומהיר יותר.

אם בחרת 'מתקדם' אך השירות המתקדם אינו זמין כרגע, המערכת נופלת אוטומטית חזרה למנוע הרגיל כדי שההרצה תצליח — ומציגה הודעה על כך. לא תיתקע ללא תוצאה.

הטבלה מציגה את כל עובדי המחלקה הנוכחית עם עמודות: שם מלא, מייל, טלפון, תפקיד, היקף שעות שבועי, סטטוס פעיל. ניתן למיין לפי כל עמודה ולסנן לפי תפקיד.

כפתור 'הוסף עובד' פותח טופס: שם פרטי, שם משפחה, מייל (חובה — משמש לכניסה ולהתראות), טלפון, תפקיד ראשי + תפקידים נוספים, היקף שעות שבועי, סוג העסקה (משרה מלאה / חלקית / שעתי).

כפתור 'ייבא מ-Excel' מאפשר העלאת רשימה גדולה של עובדים מקובץ. הורד תבנית, מלא, והעלה. שורות שגויות יסומנו עם הסבר. עובדים קיימים עם אותו מייל יעודכנו במקום שיוכפלו.

לחיצה על שורה פותחת פנל פרופיל עובד מהצד. לחיצה על אייקון פח אשפה מסירה את העובד (מחיקה רכה — ניתן לשחזר ב-30 יום, ההיסטוריה נשמרת).

מתג 'פעיל' לכל עובד. עובד לא-פעיל לא ייכלל בשיבוצים אוטומטיים אך נשאר בהיסטוריה. שימושי לעובדים שיצאו לחופשה ארוכה.

לחיצה על שם עובד ברשימת העובדים (או בתא משמרת) פותחת את הפרופיל כפאנל נשלף מהצד. ניתן להישאר עם הלוח גלוי ברקע.

שם פרטי, שם משפחה, מייל, טלפון, תפקיד, מחלקה. עריכה בכל שדה ושמירה אוטומטית עם יציאה מהפאנל.

רשימת כל שיבוצי העובד בחודש הנוכחי, סך השעות, השוואה להיקף השעות השבועי שלו, וחריגות אם קיימות (לדוגמה: 'חרג ב-4 שעות מעל המכסה השבועית').

• ייצא לוח אישי — PDF עם כל המשמרות שלו לחודש
• החלף עם עובד אחר — מתחיל זרימת חילופים לכל המשמרות
• הסר מכל המשמרות החודש — פעולה הרסנית עם אישור כפול

לחיצה על תא משמרת בלוח פותחת את הפאנל. מציג את התאריך, סוג המשמרת, שעות, ורשימת העובדים המשובצים.

• לחיצה על '+' מציגה רשימת עובדים זמינים לשיבוץ (מסוננת לפי תפקיד נדרש)
• לחיצה על X ליד שם עובד מסירה אותו מהמשמרת

מתג 'אשר משמרת' נועל את השיבוץ — לא יוסר על-ידי מנוע אוטומטי. שיבוצים מאושרים מסומנים כחול בלוח.

שדה הערות חופשי לכל משמרת. שימושי להוראות מיוחדות, הסברים על שיבוץ חריג, או מסירה לצוות.

אם נוצרה משמרת בטעות — כפתור 'מחק משמרת' מסיר את כל השיבוצים והמשמרת עצמה (פעולה רכה, בת-שחזור).

כאן מוגדרים סוגי המשמרות הקיימים בארגון — 'בוקר', 'ערב', 'לילה', 'אמצע' וכו'. כל סוג מכתיב שעות והרכב צוות נדרש.

• שם — לדוגמה 'בוקר'
• שעת התחלה / סיום — שעות קבועות (אפשר חוצה חצות)
• צבע — ייצוג בלוח
• דרישות תפקיד — כמה עובדים מכל תפקיד נדרשים (1 מלצר, 2 ברמנים וכו')
• ימים פעילים — באילו ימי שבוע סוג זה נוצר

כפתור 'הוסף סוג משמרת' פותח טופס. עריכה — לחיצה על שורת סוג קיים. מחיקה אינה אפשרית אם קיימות משמרות עתידיות מסוג זה — עליך להמיר תחילה.

שני סוגים לא יכולים לחלוק שם זהה באותה מחלקה. אם תנסה — תקבל שגיאה. שמות שונים באותיות גדולות/קטנות נחשבים שונים (אך לא מומלץ).

תפקידים מתארים את המיומנות של עובד ('מלצר', 'אחות', 'מאבטח'). שיבוץ עובד למשמרת בודק שיש לו את התפקיד הנדרש לפי הגדרת המשמרת.

הוספה: שם תפקיד וצבע. עריכה: לחיצה על שורה. מחיקה: רק כאשר אף עובד או משמרת לא משתמשים בתפקיד; אחרת תקבל אזהרה עם רשימת השימושים.

עובד יכול להחזיק במספר תפקידים. בשיבוץ — די בכך שיש לו את התפקיד הנדרש; שאר התפקידים שלו לא מפריעים.

פאנל זה רלוונטי רק ללוחות מסוג 'עמדות' או 'מעורב'. אחרת — האייקון יוסתר או יציג הודעה.

• שם עמדה ('שער כניסה', 'מסוע 3')
• תפקיד נדרש
• חלונות זמן יומיים — מתי העמדה דורשת איוש
• עדיפות — בקונפליקט, עמדה בעדיפות גבוהה תקבל איוש קודם

ניתן לסדר עמדות לפי גרירה — הסדר משפיע על תצוגת הלוח מלמעלה למטה.

• מועדף (ירוק) — העובד רוצה לעבוד
• חסום (אדום) — העובד לא יכול
• חריגה (ורוד) — אישור מיוחד נדרש לשיבוץ
• רגיל — ללא העדפה

בחר עובד, ואז סמן בלוח את התאים הרצויים. שינוי צבע = שינוי סוג העדפה. גרירה לאורך תאים = החלת אותה העדפה על טווח.

אם יש לך גיליון Excel שבו עובדים סימנו העדפות בצבעים — ניתן להעלות אותו ישירות. המערכת תקרא את צבעי התאים (אדום=חסום, ירוק=מועדף וכו') ותעדכן.

מנוע השיבוץ ייקח בחשבון את ההעדפות. 'חסום' הוא חוק קשה (לא ישובץ אף פעם), 'מועדף' הוא בונוס במנוע, 'חריגה' דורש אישור מנהל גם בשיבוץ ידני.

עובדים יכולים לבקש להחליף משמרות זה עם זה. הפאנל מציג את כל הבקשות הפתוחות במחלקה ומאפשר למנהל לאשר/לדחות.

• ממתין לעובד יעד — נשלחה בקשה, מחכים לתגובה
• ממתין לאישור מנהל — שני העובדים הסכימו, נדרש אישור
• אושר — ההחלפה בוצעה, הלוח עודכן
• נדחה — אחד הצדדים סירב

לחיצה על 'אשר' מבצעת את ההחלפה בפועל בלוח. שתי שורות מתעדכנות אטומית — אם משהו נכשל, כלום לא משתנה. הצדדים מקבלים התראה.

ניתן להציג גם החלפות שאושרו או נדחו (מתג 'הצג סגורים'). ההיסטוריה זמינה לייצוא לאקסל מתפריט הייצוא הראשי.

תמונת מצב של איכות השיבוץ הנוכחי: כיסוי, חריגות, איזון, וכמה כל עובד עובד בפועל לעומת ההיקף שלו.

• כיסוי משמרות — אחוז המשמרות המאוישות במלואן
• חריגות פעילות — רשימת כל הפרות החוקים
• איזון עומס — סטיית תקן של שעות בין עובדים
• שעות עודפות / חסרות — לכל עובד

החלקים האדומים מצביעים על בעיות שדורשות טיפול. לחיצה על חריגה ספציפית מקפיצה אותך לתא הבעייתי בלוח.

כפתור 'הורד דוח' מייצא את כל המידע ל-Excel — שימושי לדיון תקופתי עם הנהלה.

רשימת כל החוקים הפעילים: מנוחה מינימלית, מקסימום משמרות רצופות, מקסימום שעות שבועי, איסור משמרות סמוכות (בוקר-לילה למשל), ועוד.

כפתור 'הוסף חוק' — בוחר סוג חוק, מגדיר ערך מספרי (לדוגמה: '11 שעות מנוחה'), ובוחר אם זה חוק 'קשה' (חובה) או 'רך' (העדפה).

• MIN_REST_HOURS — מנוחה מינימלית בין משמרות
• MAX_CONSECUTIVE_DAYS — מקסימום ימי עבודה רצופים
• MAX_WEEKLY_HOURS — תקרת שעות שבועית
• NO_NIGHT_AFTER_MORNING — איסור לילה אחרי בוקר
• MIN_WEEKEND_OFF — מינימום סופ"שים חופשיים בחודש

ניתן להגדיר לחוק טווח תאריכים (לדוגמה: מ-1/6 עד 31/8) או להחילו על תפקיד ספציפי בלבד. ברירת-מחדל: כל העובדים, ללא הגבלת זמן.

בנוסף לחגים שנשלפים מלוח החגים של המדינה, ניתן להוסיף חגים פרטיים לארגון (יום הקמת החברה, אירוע מיוחד) שיסומנו בלוח.

אייקון פעמון בכותרת. מספר אדום מציין כמה התראות לא נקראו. לחיצה פותחת רשימת התראות אחרונה.

• שיבוץ חדש — קיבלת משמרת חדשה
• שינוי שיבוץ — משמרת שלך שונתה או בוטלה
• בקשת חילוף — מישהו רוצה להחליף איתך
• אישור חילוף — חילוף שלך אושר
• תזכורת משמרת — 12 שעות לפני
• חריגה — חוק נשבר בשיבוץ שלך

מעבר להתראות בתוך האפליקציה — ניתן לקבל גם: - מייל — לכל סוגי ההתראות (מופעל כברירת-מחדל) - SMS — לתזכורות בלבד (תלוי בתכנית) - דחיפה (Push) — דרך PWA אם הותקן

הגדרת ערוצים פר עובד נעשית בפרופיל המשתמש. כל עובד יכול לבטל סוג התראה ספציפי בעצמו.

צ'אט עזרה צף (אייקון בועה בפינת המסך) שעונה על שאלות לגבי השימוש ב-AI-Shift. שאל בשפה חופשית — 'איך מריצים שיבוץ אוטומטי?', 'איפה מוסיפים עובד?' — וקבל תשובה מיידית.

הצ'אט נעול לנושאי המערכת: הוא עונה רק על שאלות הקשורות ל-AI-Shift ולא ישמש כעוזר כללי. שאלה מחוץ לתחום תקבל הפנייה חזרה לנושאי המערכת.

הצ'אט זמין במסכים המנוהלים — דשבורד, המערכות שלי, ניהול-על וחיוב. במסכי הנחיתה הציבוריים הוא אינו מופיע.

השימוש בצ'אט כפוף למכסות התכנית (ראה נושא 'מכסות AI'). בהגעה לתקרה תוצג הודעת שדרוג ידידותית.

פעולות מבוססות בינה מלאכותית (צ'אט העזרה, קליטת עובדים עם AI) צורכות משאבי חישוב. כדי לשמור על תמחור הוגן, לכל תכנית יש מכסות שימוש — מספר פעולות AI מותר ליום ולחודש, פר סוכן (agent).

לכל סוכן AI (למשל סוכן העזרה וסוכן קליטת העובדים) מוגדרת תקרה יומית ותקרה חודשית בנפרד, לפי התכנית. המכסה מתאפסת אוטומטית בתחילת כל יום/חודש.

כשמכסה נגמרת תוצג הודעה ידידותית עם הצעה לשדרג תכנית — לא שגיאה. הפעולות שאינן מבוססות AI (ייבוא Excel/CSV דטרמיניסטי, הזנה ידנית, שיבוץ במנוע הרגיל) ממשיכות לעבוד ללא הגבלה.

שדרוג לתכנית גבוהה יותר מעלה את המכסות. ניתן לבחון את התכניות במסך 'חיוב ומנוי'.

כפתור הדגל בכותרת. כרגע נתמכות עברית ואנגלית. בחירה משנה את כל הממשק וכוונון הכיוון (RTL לעברית, LTR לאנגלית). הבחירה נשמרת ב-cookie.

פורמט התאריך והשעה משתנה לפי השפה ולפי אזור הזמן של המערכת. עברית = 24h ו-dd/mm/yyyy. אנגלית = 12h ו-mm/dd/yyyy.

שמות עובדים, מחלקות וטקסט חופשי שהכנסת — לא מתורגמים אוטומטית. השדות מציגים את הטקסט שהוזן בלי תרגום.

כפתור 'ייצוא' בכותרת התחתונה פותח תפריט עם 6 אפשרויות.

טבלת שיבוצים מלאה לחודש: שורות = ימים, עמודות = משמרות, תאים = עובדים. שמירה כקובץ .xlsx להדפסה או עריכה.

אותו לוח בפורמט PDF — אופטימלי להדפסה ולתליה בלוח מודעות. כולל לוגו הארגון ושם המחלקה.

טבלת סיכום שעות לכל עובד בחודש: סך שעות, פירוט לפי סוג משמרת, חריגות מההיקף החוזי. שימושי להעברה לחשבות שכר.

תצוגה ארגונית של כל המחלקות במערכת — סך עובדים, סך משמרות, סך שעות, אחוז כיסוי. למעקב הנהלתי.

פנקס מלא של עובדים: שם, מייל, טלפון, תפקיד, היקף, סטטוס. שימושי לגיבוי או למיגרציה.

כל בקשות החילופים — מאושרות ונדחות — עם תאריך, צדדים, ומחלקה. שימושי לניתוח דפוסי חילוף.

המערכת מציעה תכניות שונות (Free, Pro, Max). כל תכנית כוללת מגבלות שונות על מספר עובדים, מערכות, סוגי לוח, וגישה לפיצ'רים מתקדמים (AI, OR-Tools, Realtime, API).

ב'/billing' תראה את התכנית הנוכחית, מחזור חיוב, מצב כרטיס אשראי, וכפתור 'שדרג' או 'נהל מנוי'.

לחיצה על 'שדרוג תוכנית' מציגה השוואת תכניות עם מחיר חודשי / שנתי. לאחר בחירה תועבר ל-Stripe Checkout לשם הזנת כרטיס. השדרוג נכנס לתוקף מיידית.

מתוך 'נהל מנוי' (פותח Stripe Portal) ניתן לבטל מנוי או לשנות תכנית. ביטול בתוקף סוף מחזור החיוב הנוכחי — שירות ממשיך עד אז.

כל חיוב מפיק חשבונית — נשלחת אוטומטית למייל וזמינה להורדה מ-Stripe Portal. חשבוניות עומדות בדרישות החוק הישראלי (כולל מע"מ).

14 יום של גישה לכל הפיצ'רים של Pro. תוצג ספירה לאחור בכותרת. אם לא נבחרה תכנית עד תום התקופה — החשבון עובר אוטומטית למצב 'תכנית חינמית' עם מגבלות בסיסיות.

כל עובד מקבל קישור אישי (/me) עם המשמרות שלו. הכניסה דרך אותו מייל וסיסמה (או OTP חד-פעמי במייל אם לא הוגדרה סיסמה).

לוח חודשי עם כל המשמרות שלך מסומנות. לחיצה על משמרת מציגה: סוג, שעות, מחלקה, מי עוד משובץ, הערות.

• בקשת חילוף — בחר משמרת ועובד יעד
• דיווח אי-זמינות — סמן ימים בעתיד שאתה לא יכול
• עדכון פרטים — טלפון, סיסמה
• הורד לוח אישי — PDF להדפסה

המסך תומך ב-Progressive Web App. בדפדפן Chrome/Safari תקבל הצעה 'הוסף למסך הבית'. לאחר ההתקנה — אייקון נפרד, התראות דחיפה, וגישה אופליין לצפייה במשמרות.

במסך הכניסה לחץ 'שכחתי סיסמה', הזן את המייל שלך, ויישלח קישור איפוס. הקישור תקף 30 דקות.

מחיקת עובד היא 'רכה' — הוא לא נמחק פיזית למשך 30 יום. פנה למנהל המערכת או למחלקת התמיכה לשחזור. לאחר 30 יום השחזור אינו אפשרי.

ברוב המקרים זה נובע מחוקים נוקשים מדי או חוסר בעובדים. בדוק: - האם יש מספיק עובדים זמינים לכל סוג משמרת? - האם חוקי המנוחה לא יוצרים חסימה? - שקול לרוץ עם מנוע Backtracking או OR-Tools למצבים מורכבים - לחילופין — שיבוץ ידני עם 'אפשר חריגה'

כל שינוי בשיבוץ מתועד ב-Audit Log (גישה דרך הגדרות מערכת > היסטוריית פעולות). תראה מי, מתי, ומה שונה.

כן. הממשק רספונסיבי לכל גודל מסך. עובדים יכולים להתקין PWA לחוויה דמוית-אפליקציה. מנהלים — מומלץ דסקטופ/טאבלט גדול לשיבוץ נוח.

כן. כל התעבורה ב-HTTPS, סיסמאות מוצפנות עם bcrypt, בסיס הנתונים מוצפן at-rest. תאימות GDPR ו-CCPA. מידע נשמר באירופה (eu-central).

גישת API זמינה בתכנית Max. דוקומנטציה ב-/api/docs. נדרש מפתח API אישי שניתן ליצור בהגדרות החשבון.

צ'אטבוט עזרה זמין בפינת המסך (איקון בועה). לתמיכה אנושית: support@ai-shift.com או מהמסך 'חיוב ומנוי' > 'פתח פנייה'.